התנעה וליווי פרויקט

כתיבת מכרז, אפיון ראשוני וליווי כולל של פרויקט הפיתוח

ארגונים רבים צריכים לעיתים גורם חיצוני שיאתחל את הפרוייקט.

אנו ב-PRO-cess יודעים מניסיוננו שבכדי שפרוייקט יצליח יש לבצע מספר פעולות פשוטות יחסית אבל נדרש  ניסיון ודיוק בפרטים, אך לפני שנרחיב על כך,  נגדיר מהו פרוייקט IT:

פרויקט מערכות מידע הוא תהליך  שמטרתו השגת יעדים ממוקדים שהוגדרו ע"י ההנהלה בזמן בתקציב ובתכולה ברורה לשביעות רצון הלקוח.

ארגון שנערך לפרויקט מורכב ידרש להשקיע בלימוד הנושא ובבניית תוכנית עבודה מפורטת, אך פעמים רבות, ההבדל בין פרויקט מוצלח לפרויקט מוצלח פחות טמון בניהול מקצועי של הפרויקט.

בשלב הראשון נדרש להגדיר את הצורך בפרוייקט ולימוד המצב הקיים ובעיקר בבעיות במצב הקיים.

בשלב זה נכנס הצורך במנהל פרוייקט עם התמחות מקצועית בניתוח מערכות אשר יבצע את האפיון העיסקי או אפיון העל בכדי לקבל החלטה האם יש לבצע פיתוח פנימי או יציאה למכרז.

מנהלי הפרוייקטים בפרו-סס מנוסים בכתיבת אפיון על בכלל וכתיבת מכרז בפרט באופן שיגדיר היטב את הצורך ויאפשר בחירת ספק זוכה המתאים ביותר לארגון.

כתיבת מכרז איכותי זו מיומנות מורכבת וחשובה אולם החלק המרכזי בתהליך הינו ליווי הספק הזוכה. כלומר להפוך למנהל הפרוייקט מטעם הלקוח אשר מפקח על עבודת הספק בפיתוח מ scratch או פיתוח על גבי מוצר כדומת מוצרי CRM , ERP , כלים לניהול מסמכים , כלים לניהול work flow וכדומה.

נסיון בליווי ופיקוח על הפיתוח של הספק הזוכה הינו אחד החלקים החשובים בפרוייקט.

על מנהל הפרוייקט לנהל תוכנית עבודה מדוייקת מול הספק ולנהל תכנון מול ביצוע. להרים דגל מול הלקוח כאשר יש איזו שהיא בעיה ולנהל את סביבת העבודה , שביבת הפיתוח , מעברים בין סביבות , בדיקות בכל רמות הבדיקות וכו'. 

פעולות  אלו מחייבות ראיית תמונה כוללת של כלל משימות הפרויקט – חשובה ההפרדה הברורה בין משימות שבאחריות הספק לאלו שבאחריות הלקוח, וכמובן ניהול ובקרה על האינטגרציה ביניהן. לדוגמא: מה מפותח בסביבת הפיתוח של הלקוח ומה בסביבת הטסט. היערכות לבדיקות מהסוגים השונים (כדוגמת בדיקות קבלה), היערכות להתקנה ,הטמעה ועוד.

 מנהל פרוייקט מנוסה יאפשר ייעוץ והכוונה על בסיס ניסיון קודם בפרויקטים מסוג זה לצורך הפחתת עיכובים בלו"ז , התאמת התכולה והשילוב בין יעילות לאפקטיביות.

אנו ב-PRO-cess גילנו שאחד החלקים החשובים בהצלחת הפרוייקט הינה היכולת הבין אישית של מנהל הפרוייקט. למנהל הפרוייקט נדרשת יכולת גישור בין:

  • הספק והלקוח ( תרגום העולם הטכני למונחים עסקיים וייצוג דרישות עסקיות במונחים טכניים) סיוע בפיתרון קונפליקטים.
  • הספק לצוות מערכות המידע של הארגון בעולמות הטכניים (סביבות , SYSTEM , אבטחת מידע ...)

נהוג לומר שפרויקט מערכות מידע אפקטיבי בנוי על פי מתודולוגיה סדורה ובשלבים מוגדרים מראש, כאשר בכל אחד מהם ישנה חשיבות למעורבותו של המנהל המקצועי  אולם בסופו של דבר אין לקדש את המתודולוגיה אלא להתאים את המתודולוגיה לארגון.

בכל פרוייקט נדרשות הפעולות הבאות :

הקמת מנהלת הפרוייקט , הרכבת ועדת ההיגוי:, הגדרת מנהל הפרוייקט, אפיון ראשוני , התנעת הפרוייקט , אפיון מפורט , עבודה מול צוותי רוחב ( QA , SYSTEM , DBA ,אבטחת מידע ...) , פיתוח , התקנה, הדררה , הטמעה וניהול שוטף.

 

עבודה ביחידות מסירה

אנו בPRO-cess דוגלים בפרוייקטים אשר נמסרים ללקוח בחלקים. מה שאאפשר ללקוח להתנסות במערכת אמיתית ועובדת ולהעיר את הערותיו , הערות הלקוח מיושמים מייד במוצר שהועבר ללקוח ובנוסף נלמדים מייד למסירה הבאה כך שמתבצעת הפקת לקחים תוך כדי תנועה והתאמת המוצר ללקוח.

תהליך זה מחייב בשלב האפיון הראשוני לנסות להבין את כל התמונה – אפיון על , מה שיאפשר לכך שבעת הגעת בקשות לשינויים, לא יהיה צורך לבצע הכל מחדש אלא החשיבה הרוחבית תאפשר שידרשו רק תיקונים נקודתיים. 

 

הפקת לקחים:

חשוב להבין שלקחים צריך גם לנהל ולא רק להפיק
תהליך ניהול לקחים מובנה הוא תהליך מחשבתי מודע ומתוכנן, אשר מאפשר לעובדים בארגון ולארגון בכללותו להתבונן בתהליכים ותוצאות של הצלחות וכשלים

אז...  מדוע חוששים / נמנעים מתהליך זה?

ניתוח לקחים לוקח זמן- העיסוק בפרויקטים נוספים במקביל והשלמת שלב הביצוע, גורמים לכך שלעיתים שלב זה מתפספס מאחר והמיקוד הוא כבר בפרויקטים אחרים או בשלב הבא של הפרוייקט.  אנו ב-PRO-cess משתמשים בשיטת  ARR - After Action Review תוך התייחסות לשאלות הבאות

  • מה קרה?
  • מה ציפינו שיקרה?
  • מדוע יש פער בין השניים?
  • מה אנו ממליצים?

המענה על שאלות אלו צריך להוביל לתוצר של מסמך המלצות להמשך ותכנית עבודה בהתאם ליישומן על מנת שלא ישארו רק בגדר המלצות

מה שהכי חשוב בתהליך שהוא יתבצע מצד אחד אולם חייב להתבצע במהירות ובמקביל –

"מה שלא פשוט פשוט לא יהיה"

 

למה PRO-cess?

אנו ב-PRO-cess ביצענו מספר רב של פרוייקטים מסוג זהו בארגונים רבים, בנינו מחד מתודולוגיית ליווי ובקרת פרוייקטים ומאידך מבצעים לה התאמה בכל פרוייקט בהתאם לעולם התוכן וההתנהלות של הארגון.